L'Administration du Personnel
Le déroulement de l'intégration d'un salarié
Une embauche désigne l’ensemble des démarches et formalités permettant d’engager un nouveau salarié au sein d’une entreprise, matérialisé par la signature d’un contrat de travail. C’est l’étape finale du processus de recrutement.
Les parties impliquées dans le processus d’embauche sont :
- Le candidat sélectionné
- Le service de ressources humaines de l’entreprise
- Le responsable hiérarchique du poste à pouvoir
- Le dirigeant de l’entreprise (selon la taille/pas de service RH)
Éventuellement, d’autres intervenants comme le médecin du travail.
Les différentes étapes de l’embauche :
- Rédaction du contrat de travail : L’employeur doit rédiger un contrat de travail détaillant les conditions d’emploi (type de contrat, rémunération, durée, etc.).
Une promesse d’embauche peut également être émise avant la signature du contrat définitif.
- Déclaration auprès des organismes sociaux : Le salarié doit s’affilier à la Sécurité sociale et aux autres régimes obligatoires (chômage, retraite, etc.).
L’employeur doit déclarer le salarié auprès de ces organismes.
- Suivi médical régulier : Après la visite d’information et de prévention (VIP), le salarié bénéficie d’un suivi médical périodique, au minimum tous les cinq ans.
Ce délai peut être réduit pour certains travailleurs exposés à des risques particuliers.
L’embauche d’un salarié se déroule généralement dans les locaux de l’entreprise pour la signature du contrat, les formalités administratives, etc. Mais cela n’est pas une obligation. La signature du contrat de travail peut s’effectuer à distance.
En résumé, l’embauche d’un nouveau salarié implique des formalités administratives, médicales et contractuelles à respecter par l’employeur, dans un délai raisonnable avant la prise de poste effective.
La Déclaration Préalable à l’Embauche
La déclaration préalable à l’embauche doit être réalisée avant l’arrivée du salarié au sein de l’entreprise, au plus tôt 8 jours avant la date d’embauche.
Elle peut être effectuée en ligne sur le site net-entreprises.fr ou par courrier/fax à l’URSSAF.
La DPAE permet de réaliser plusieurs formalités en une seule déclaration, comme l’immatriculation du salarié à la Sécurité sociale, l’affiliation au régime d’assurance chômage, etc.
Les informations à renseigner incluent nom, prénom, date de naissance du salarié, date d’embauche, type de contrat, etc.
Obtenir un accusé de réception :
L’URSSAF envoie un accusé de réception qui prouve que l’employeur s’est acquitté de son obligation de déclaration.
Un volet détachable est également transmis au salarié en guise d’attestation d’embauche.
Vérifier que le salarié a bien été déclaré :
Le salarié peut lui-même demander à l’URSSAF de vérifier que son employeur a bien effectué la DPAE le concernant.
La déclaration d’embauche auprès de l’URSSAF est une formalité obligatoire qui doit être réalisée avant l’embauche effective du salarié. Elle permet de régulariser son statut et son affiliation aux différents régimes sociaux.
La Visite Médicale
Il existait la visite médicale d’embauche obligatoire avant 2017, qui a été remplacée par la visite d’information et de prévention (VIP).
La VIP doit être réalisée dans un délai maximum de 3 mois à partir de la prise effective du poste de travail.
Pour les travailleurs de nuit ou les salariés de moins de 18 ans, la VIP doit être réalisée avant leur affectation.
Pour les apprentis, la VIP doit avoir lieu dans les 2 mois qui suivent l’embauche.
Après la visite médicale d’embauche, les salariés doivent bénéficier d’un suivi médical au minimum tous les 5 ans.
Pour les travailleurs handicapés, les titulaires d’une pension d’invalidité et les travailleurs de nuit, le délai maximal entre deux visites est de 3 ans.
En résumé, la visite d’information et de prévention (VIP) doit être réalisée dans les 3 mois suivant l’embauche, ou avant l’affectation pour certains travailleurs. Ensuite, un suivi médical régulier doit être mis en place.
Les risques de l’employeur en cas de non-respect
Les principaux risques encourus par un dirigeant d’entreprise s’il ne respecte pas les obligations légales lors de l’embauche d’un nouveau salarié sont les suivants :
- Responsabilité solidaire en cas de débauchage : Si le nouveau salarié a rompu abusivement son contrat de travail précédent, le nouvel employeur peut être tenu solidairement responsable des dommages causés à l’ancien employeur.
Cela peut être le cas s’il est démontré que le nouvel employeur est intervenu dans la rupture du contrat ou s’il a engagé un salarié qu’il savait déjà lié par un contrat.
- Risque de concurrence déloyale : Le fait de débaucher un salarié lié par une clause de non-concurrence peut être considéré comme un acte de concurrence déloyale.
Le nouvel employeur et le salarié peuvent alors être poursuivis et condamnés à des dommages et intérêts.
- Sanctions administratives et pénales : Le non-respect des obligations de déclaration préalable à l’embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF peut entraîner des sanctions administratives comme des pénalités financières.
Dans certains cas, le dirigeant peut également être passible de sanctions pénales.
- Désorganisation de l’entreprise : Le débauchage de salariés clés peut causer une désorganisation majeure chez l’ancien employeur, engageant la responsabilité du nouveau.
Le non-respect des formalités légales lors de l’embauche d’un nouveau salarié expose le dirigeant à des risques juridiques, financiers et opérationnels importants, pouvant aller jusqu’à sa responsabilité personnelle.
Conclusion
En conclusion, l’objectif d’un processus d’embauche est avant tout de sécuriser l’arrivée du nouveau collaborateur et ainsi faciliter son intégration et sa prise de poste. Puis surtout de respecter les obligations légales en matière d’embauche comme vu précédemment.
À noter qu’il y a aussi un aspect financier qui est lié à l’embauche, tel que les coûts de la visite médicale d’embauche ou les frais administratifs de déclaration du nouvel employé.
Points à retenir :
- Les parties impliquées : service des ressources humaines, le responsable hiérarchique, dirigeant…
- DPAE (déclaration préalable à l’embauche) : à effectuer au plus tôt 8 jours avant la date d’embauche du nouveau salarié.
- La visite médicale : Remplacée par la VIP, doit être réalisée dans les 3 mois suivant l’embauche et assurer un suivi médical régulier.
- Les risques : En cas de non-respect des obligations légales, les risques incluent la responsabilité solidaire, le risque de concurrence déloyale, des sanctions administratives et pénales ainsi qu’une désorganisation de l’entreprise.